5月10日是寧波城市職業技術學院春季學期第一批學生返校的日子。與以往不同的是，今年，學校實行分期分批、錯時錯峰報到，學生返校前通過信息系統提前進行了返校信息登記、復學健康申報等工作，報到當天只要出示寧波城市職院專屬碼，通過人臉識別、熱成像體溫感測篩查即可入校，開學后的師生每日健康打卡、訂餐、教學考勤等也都在線上開展。一系列信息化校園管理手段的推出，得益于學校正在深入開展的“最多跑一次”改革。
“以前辦事簽字蓋章，經常要跑兩三趟，還未必辦得完。現在快起來15分鐘，最慢只需要半天，關鍵是不用跑路，在辦公室等待審批的時候我可以同時做其他工作，節省了很多時間。”國際學院胡老師談起學校的“最多跑一次”改革，忍不住想為學校點贊。
2019年9月，寧波城市職院校務服務網上線后，越來越多的師生體驗到了“數據多跑路”帶來的便利。截止到2020年5月，校務服務網提供服務4448人次。已上線的89項事務全部實現了一網通辦，其中80%實現了“零次跑”。
一年來，寧波城市職院嚴格落實省委、省政府推進“最多跑一次”改革向教育公共服務領域延伸的決策部署，結合學校“不忘初心、牢記使命”主題教育，深化“最多跑一次”改革，克服了數據基礎薄弱、技術人員匱乏、資金投入有限等困難，通過推動優化流程、精細管理、信息系統建設等方式，為高職院校的“最多跑一次”改革提供了寧波城市職院樣本。
“存、廢、改、立、釋”，為流程設計提供制度保障
2018年年底，寧波城市職院成立“跑改”工作領導小組，黨委書記周國明、院長史習明共同擔任組長，帶著“不達目標決不收兵”的決心，統一領導全校“跑改”工作。學校還成立了清單和流程梳理組、質保體系推進組、信息技術保障組、工作進度督查組等4個小組，通過科學統籌和頂層設計，協同推進“跑改”相關工作。
在明確改革時間表和路線圖的基礎上，為了給校務服務網的功能開發做好準備，工作組首先對“三張清單”進行了系統梳理。“頂層設計的時候，校領導就下決心，所有面向師生的事項都要實現網上辦理。”院長辦公室楊老師介紹，這是一項大工程，因為很多時候即使只有一個流程，背后也會涉及多項制度，都需要一一斟酌，流程設計時需要同多個部門反復溝通。
經過歸并整合重復流程，剔除非“跑改”事項，全部服務事項最終被確定為113項。在此基礎上，再與各部門使用對象討論，確定除個別極復雜事項外，每個事項的審批環節控制在5個以內，從而大大提高了線上辦事效率。
“梳理過程的順利進行，以及學校‘跑改’工作的穩步推進，得益于學校制度‘存、廢、改、立、釋’工作的推進。”副院長、學校“跑改”工作領導小組副組長吳向鵬說。早在2017年，學校黨委就提出對學校各類文件進行梳理，完善制度新建、優化、補充、修訂、廢止及效用評價機制，這一舉措在此次“跑改”工作中發揮了巨大作用，使得流程的設計有了制度保障。2019年6月上旬，學校還印發了制度匯編，保障了整個“跑改”工作有規可依、有章可循。
開展精細管理，為師生提供一流服務
“我們覺得學校的‘最多跑一次’改革不是冷冰冰的，而是讓人感覺很溫馨。”除了為師生帶來便利，景觀生態學院林老師還感受到了學校在“跑改”工作推進過程中對師生細微之處的關切，“學校很在意我們的辦事體驗，前期多次邀請我們參與調研，校務網上線后也非常重視我們的反饋”。
為使師生辦事更簡便、更順暢，學校在校務服務網上線之前通過問卷、會議等形式征集師生的需求和意見，上線后又根據師生建議對流程、辦結時間等進行多次調整。設計部門還繪制了簡單易懂的流程圖，編寫了辦事指南，放在網上供師生參考。“不過，我們已經不需要看流程圖和辦事指南了，因為流程設計非常智慧化，我們只需要輸入信息提交就足夠了。特別是現在實行了‘一庫一表’，再也不需要重復填信息了！”林老師興奮地說。
為不斷提升服務質量，學校還將服務評價、辦結時間、辦結數量和部門考核直接掛鉤，并且采用了比淘寶更嚴格的服務評價體系——滿分五星、默認好評只有三星，從而迫使辦事人員主動、及時與服務對象溝通，以便隨時調整自己的工作方式。
2019年12月，學校將3臺自助服務終端設備放置于學校人流密集的區域，收入證明、在職證明打印等10多個事項，師生可以24小時自助辦理。2020年，寧波市政府還將為學校增加2臺自助服務終端設備，學校也會在線上增加多個自助服務事項，線上線下協同推進，為師生辦事提供更多便利。
信息系統百日攻堅，為“跑改”提供技術支撐
“讓數據多跑路，教師少跑腿”，信息化成為“最多跑一次”改革的重要支撐手段。由于原有數據基礎較為薄弱，2019年6月，學校啟動了“信息系統百日攻堅”專項行動，集中力量在100天內完成了人事、教務、學工、科研、財務等核心業務系統的改進和數據對接工作。同時，將33項校務服務事項從原有的業務系統遷出，實現了師生基礎數據“一次填報”、跨部門聯審聯辦。在此期間，圖書信息中心加班加點完成了“最多跑一次”改革校務服務平臺的界面、功能、流程引擎、數據庫項目的設計開發。在各部門的共同配合下，校務服務網于9月正式上線并開始試運行。
打開校務服務網，點擊右上角的“我要辦理”，按系統提示輸入關鍵信息，校內常用事項就轉換為表單和數據，在流程引擎的驅動下，精準、快速、有序地在線上處理完成。短信會隨時通知辦事進程，收到完結信息后只需一鍵打印清單即可。曾經困擾教師們的財務報銷、設備材料采購、資產入庫報廢等事項，隨著網上審批、電子簽章、發票上傳等功能的實現，如今只需“跑一次”。
“遷出是一個復雜的工程，開始很多部門并不理解，覺得自主開發的系統已經成熟，為什么要花這么多時間精力去遷移？”圖書信息中心陳老師介紹，“而真正實現一網通辦，是在同一個界面完成任何需要辦理的事件，不打破信息孤島就不可能實現。數據對接工作一完成，大家一下子體驗到了一網通辦的便捷高效，先前的不理解就煙消云散了。”
有了扎實的數據基礎和合理的流程作為支撐，2020年，學校將推出校務網手機客戶端，讓師生擁有更好的體驗。考慮到為下一步“跑改”工作推進提供技術支撐，學校還與成都康賽信息技術有限公司共同建立了寧波智慧校務研究開發中心，校企攜手共同致力于優化信息化建設、“一站式校務服務”項目的研發。
以“跑改”為撬板，提升學校治理能力
周國明說：“高校推行‘最多跑一次’改革，核心是什么？是倒逼。倒逼管理部門改變自己，而不是讓師生來適應我們。‘最多跑一次’是常態，‘跑多次’是例外，‘不跑’是我們的方向。‘最多跑一次’改革，對我們的治理，是一種倒逼。”
隨著“跑改”工作的推進，學校的行政辦事效率得到了極大提升。辦事時間不再受限，很多業務已經實現24小時辦理。原來部門之間扯皮推諉的情況明顯少了，因為前期的多次磨合，職責都非常明確了。“高校推進‘最多跑一次’改革，不僅僅是精細服務師生提高工作效率，更是優化崗位職責提高治理能力，有利于進一步推進干部作風建設。”校紀委書記、“跑改”工作領導小組副組長徐建春說。
而相關辦事人員也習慣了給自己加壓。在確定事項辦結時間的時候，工作組和相關部門會進行多次討論，一件從前7天能完成的事項，大家會去評估3天是不是可以、1天是不是可以。
“跑改”工作的推進還潛移默化地提升了部門人員的信息化能力和教師的信息化素養。“如果信息化平臺做得好，一天的到課率，通過校園顯示屏完全可以知道。教室的使用情況、教師的職稱狀態等，都可以實時呈現。這些不再需要數據申報，而變成數據的采集和感知，也是我們未來的努力方向。”副院長吳向鵬介紹，“黨的十九屆四中全會提出要深化‘放管服’改革，我們希望借此機會推進學校管理的優化，治理體系的提升。‘跑改’工作發揮了它的撬動作用，讓我們看到了效果。”
辦事效率的提升，服務水平的提高，讓全體師生越來越有獲得感，教師們也將更多的精力放在了教書育人中。（趙博雅）